Den bästa appen för BRF når alla boende, fungerar för digitalt ovana och samlar styrelsens arbete på ett ställe. Föreningen ska kunna börja enkelt och behålla plattformen om förvaltaren byts.
I den här artikeln går vi igenom 6 frågor som styrelsen bör ställa innan föreningen väljer digital plattform.
Längst ner finns en checklista att ta med till nästa styrelsemöte.
Vad ska en app för bostadsrättsförening klara?
Vilken BRF-app som passar bäst beror på föreningens behov. Antalet funktioner säger lite om hur väl appen fungerar i vardagen. Styrelsen har mer nytta av att jämföra hur plattformen når de boende, hur lätt den är att använda och om föreningens information finns kvar när styrelsen byts ut.
En bra app för bostadsrättsförening fungerar som en gemensam digital plattform för både styrelsen och de boende. Helst ersätter den flera separata kanaler, som e-postlistor, anslagstavlor och delade mappar.
| Frågor att ställa | Varför den spelar roll |
|
Når vi boende som sällan öppnar appen? |
Alla boende använder inte appen regelbundet |
|
Finns plattformen både som app och webb? |
Boende och styrelse använder plattformen på olika sätt |
|
Kan föreningen välja vilka funktioner som är aktiva? |
Föreningar har olika behov och digital mognad |
|
Stöttar systemet styrelsens interna arbete? |
Dokument och ärenden hamnar annars i privata mejlkorgar |
|
Finns informationen kvar när styrelsen byts ut? |
Föreningens kunskap ska inte hänga på enskilda personer |
|
Är plattformen oberoende av förvaltaren? |
Ett förvaltarbyte ska inte tvinga fram en ny plattform |
Kommunikation: Når styrelsen alla boende?
Kommunikation är en av styrelsens viktigaste uppgifter. En BRF-app behöver göra det möjligt att publicera nyheter. Styrelsen behöver också veta att informationen når fram.
1. Når BRF-appen även boende som sällan öppnar appen?
Pushnotiser är effektiva när styrelsen snabbt behöver nå ut. Alla boende öppnar inte appen regelbundet, och i en förening bor människor i olika åldrar och med olika digital vana. Notiserna kommer direkt i telefonen samt per mejl, så informationen når även dem som sällan öppnar appen själva.
Frågor att ställa till leverantören
-
Når informationen även boende som inte använder appen regelbundet?
- Behöver styrelsen hålla en separat e-postlista vid sidan av systemet?
- Går både löpande information och viktiga meddelanden ut i samma kanal?
- Kan styrelsen se vilka som finns i föreningen boendelista?
Så fungerar det i Boappa
När styrelsen publicerar information i Boappa går den ut som pushnotis i appen och som e-post till alla i föreningens boendelista. Styrelsen samlar sin digitala kommunikation i ett system och behöver ingen separat e-postlista.
2. Finns plattformen både som app och på webben?
För de boende är mobilen den naturliga kanalen. Appen finns nära till hands och pushnotiser gör att nyheter syns direkt.
Styrelsen arbetar ofta hellre vid datorn med dokument, administration och uppgifter där en större skärm ger bättre överblick. En bra digital plattform för BRF låter app och webb komplettera varandra.
Så fungerar det i Boappa
Boappa finns både som app och som webbplattform. De boende följer föreningen i mobilen och styrelsen sköter information och administration på webben.
Användarvänlighet: kan föreningen börja enkelt?
3. Är appen enkel för digital ovana boende?
En bostadsrättsförening fungerar inte som ett företag. De boende har olika digital vana och styrelseledamöterna byts ut över tid. Systemet måste vara lätt att förstå även för den som sällan använder appar.
Det ska vara enkelt att komma igång, hitta information och dokument, kontakta styrelsen och använda de funktioner föreningen behöver.
Alla föreningar behöver inte samma funktioner. En mindre förening kanske vill börja med information och kommunikation. En annan vill direkt använda ärendehantering, bokningar, dokument och fler styrelseverktyg.
Så fungerar det i Boappa
Föreningens administratör väljer vilka funktioner som är aktiva. Föreningen kan börja med några få och slå på fler när behovet uppstår. De boende ser bara de funktioner föreningen använder och plattformen kan växa med föreningen.
Styrelsearbete: hjälper den digitala plattformen styrelsen?
4. Stöttar appen styrelsens interna arbete?
Kommunikationen med de boende är en del av styrelsens uppdrag. Den andra delen är det interna arbetet. Utan ett gemensamt system hamnar dokument, kalender, avtal, medlemsinformation och ärenden lätt i privata mappar och i enskilda ledamöters mejlkorgar.
När styrelsens arbete samlas i en gemensam digital arbetsyta blir informationen lättare att hitta och mindre beroende av enskilda personer.
Så fungerar det i Boappa
Boappa har verktyg för styrelsedokument, kalender, medlemsinformation, ärendehantering, avtal och Bopärm. Styrelsen väljer vilka delar som ska användas och bygger ut arbetssättet efter hand
5. Vad händer med informationen när styrelsen byts ut?
Styrelseledamöter kommer och går. Dokument, ärenden och historik ska finnas kvar när en ny styrelse tar över. Informationen tillhör föreningen och ska inte försvinna för att en ledamot lämnar sitt uppdrag eller byter privat mejladress.
Ett bra system bygger upp föreningens digitala minne. Överlämningen mellan gammal och ny styrelse blir enklare och förvaltningen av föreningen får bättre kontinuitet.
Så fungerar det i Boappa
Dokument, ärenden och historik ligger kvar i föreningens konto när styrelsen byts ut.
Vad händer om föreningen byter förvaltare?
6. Är BRF-appen knuten till förvaltaren?
Många ekonomiska och tekniska förvaltare erbjuder egna digitala portaler. Det kan vara praktiskt. Om plattformen är knuten till förvaltaren kan ett förvaltarbyte också innebära ny plattform, nya arbetssätt och en ny kanal till de boende.
En förvaltaroberoende plattform följer med föreningen.
Så fungerar det i Boappa
Boappa är en förvaltaroberoende plattform. Föreningen kan använda Boappa oavsett vem som sköter den ekonomiska och tekniska förvaltningen och behåller plattformen om förvaltaren byts.
Checklista: så väljer ni rätt BRF-app
Ingen enskild funktion avgör vilken app för BRF som är bäst. Utgå från vad föreningen vill uppnå i dag och om några år.
En bra digital plattform hjälper styrelsen att:
- Nå alla boenden med viktig information
- Skapa dialog och engagemang
- Fungera för både digital vana och ovana användare
- Börja enkelt och lägga till funktioner efterhand
- Samla styrelsen arbete och föreningens information
- Skapa kontinuitet när föreningen byts ut
- Välja förvaltare fritt
Om Boappa
Boappa är en förvaltaroberoende plattform för bostadsrättsföreningar och samfällighetsföreningar. Med Boappa samlar föreningen kommunikationen med de boende och styrelsens arbete i samma app och webbplattform. Över 2 300 föreningar och 200 000 registrerade användare använder Boappa i dag.
Varje förening väljer själv vilka funktioner den vill använda, till exempel ärendehantering, dokument, Bopärm och bokningar. Resultatet blir bättre kommunikation, mindre administration och ett enklare styrelsearbete.
