Många föreningar använder förvaltarens portal för kommunikation, dokument och ärenden. Det fungerar bra tills föreningen vill byta förvaltare. Så ska ni tänka ni när ni väljer digital plattform, så att ett förvaltarbyte inte också blir ett systembyte.
Många bostadsrättsföreningar använder den digitala portal som föreningens ekonomiska eller tekniska förvaltare erbjuder. Det är enkelt och praktiskt. Samtidigt knyts föreningens kommunikation, dokument och ärenden till en viss leverantör.
Det märks den dag föreningen vill byta förvaltare. Då behöver styrelsen också flytta dokument, få de boende att börja använda en ny kanal och ta reda på vad som händer med historiken. Därför lönar det sig att tänka på det redan när plattformen väljs.
En ekonomisk eller teknisk förvaltare är en viktig samarbetspartner för många föreningar. Det är ändå styrelsen som ansvarar för föreningen och som väljer de leverantörer som passar bäst.
Om kommunikation, dokument, ärenden och historik finns i förvaltarens system blir ett byte mer komplicerat än det behöver vara.
En oberoende plattform är inte knuten till föreningens ekonomiska eller tekniska förvaltare. Den följer föreningen.
Styrelsen kan välja eller byta förvaltare utifrån kvalitet, pris och föreningens behov utan att byta system för kommunikation och styrelsearbete. De boende fortsätter använda samma kanal och styrelsen har kvar sina dokument och sin historik.
I ett system som är kopplat till en teknisk förvaltare kan en felanmälan gå direkt till förvaltaren. Det kan vara effektivt. Styrelsen kan ändå vilja bedöma och prioritera själv och välja vem som ska hantera ärendet, till exempel fastighetsskötaren, en entreprenör eller förvaltaren.
Med en oberoende plattform behåller styrelsen den kontrollen och kan fortfarande anlita förvaltaren när det passar.
En bostadsrättsförening lever längre än både en enskild styrelse och ett avtal med en förvaltare. Under åren samlas dokument, ärenden, beslut och information om fastigheten. Den kunskapen behöver finnas kvar när personer och leverantörer byts ut, så att nästa styrelse inte börjar om från början.
Jämför inte bara funktioner och pris. Ställ också de här frågorna:
Boappa är en digital plattform för bostadsrättsföreningar och samfälligheter som förenklar styrelsearbetet. Plattformen är förvaltaroberoende och fungerar oavsett vilka företag som sköter den ekonomiska och tekniska förvaltningen.
Kommunikationen med de boende, styrelsens dokument, ärenden och Bopärm finns kvar i samma plattform när föreningen byter leverantör. Styrelsen kan kombinera olika leverantörer och själv bestämma hur ärenden ska hanteras.
Byt förvaltare, inte plattform.