Var tredje bostadsrättsförening ska eller funderar på att byta förvaltare. Här går vi igenom vilken roll förvaltarens portal och föreningens egen plattform har och vad som händer med kommunikation, ärenden och historik vid ett byte.
Många ekonomiska och tekniska förvaltare erbjuder digitala portaler. Där kan styrelsen hantera ekonomi, fakturor, dokument, felanmälningar och kontakten med förvaltaren. Vissa erbjuder också kommunikation med de boende, styrelseverktyg och hemsida.
Förvaltarens portal är byggd kring de tjänster förvaltaren levererar. Boappa är byggt för föreningen och följer med oavsett vilka företag som sköter förvaltningen.
Systemen gör olika saker. I förvaltarens system hanteras det som hör till förvaltningsuppdraget, som ekonomisk rapportering, fakturor, avisering, register och kontakten med förvaltaren.
I Boappa samlar föreningen kommunikationen med de boende, styrelsens arbete, dokument, ärenden, Bopärm och annan information som föreningen vill behålla över tid.
Under en förenings livstid byts både styrelseledamöter, ekonomiska och tekniska förvaltare och andra leverantörer ut.
I Prognoscentrets undersökning av hur nöjda bostadsrättsföreningar är med sina förvaltare svarade 33 procent att de ska eller funderar på att byta förvaltare när avtalet löper ut. 36 procent var tydligt missnöjda och ungefär hälften tydligt nöjda. Branschens nöjdkundindex (NKI) landade på 66 av 100, vilket Prognoscentret räknar som medelhög nöjdhet.
Om kommunikation, styrelsearbete och historik ligger i förvaltarens system blir ett förvaltarbyte också ett byte av digital miljö. Med en oberoende plattform byter föreningen förvaltare men behåller den plattform som styrelsen och de boende använder.
Källa: Prognoscentret, kundnöjdhet i förvaltningsbranschen 2024. Undersökningen genomfördes hösten 2024 och bygger på 1 044 svar från bostadsrättsföreningar och drygt 160 ekonomiska och tekniska förvaltningsbolag.
En bra förvaltare kan vara en av styrelsens viktigaste samarbetspartner. Oberoendet gör att föreningen kan välja fritt.
Föreningen kanske vill ha samma företag för ekonomisk och teknisk förvaltning. Den kan också välja en specialist på ekonomisk förvaltning och en lokal teknisk förvaltare. I samma undersökning var föreningar som anlitade en förvaltare specialiserad på antingen ekonomisk eller teknisk förvaltning nöjdare än de som hade ett bolag för båda delarna.
Vissa frågor vill styrelsen hantera själv och andra lägger den ut på entreprenörer. Behoven ändras dessutom över tid. Med en plattform som är oberoende av leverantörerna kan föreningen välja den kombination som passar utan att kommunikationen med de boende eller styrelsens arbetssätt behöver ändras.
När en boende rapporterar ett problem behöver det inte automatiskt bli en beställning till den tekniska förvaltaren. Styrelsen kan vilja bedöma frågan först.
En trasig glödlampa i trapphuset kan en händig boende byta. Ett annat problem kan fastighetsskötaren lösa. En tredje fråga går direkt till den tekniska förvaltaren och inför en större åtgärd vill styrelsen kanske ta in offerter från flera leverantörer.
Med en oberoende ärendehantering bestämmer styrelsen hur olika frågor prioriteras och fördelas. Det ger kontroll över både arbetet och kostnaderna. Ärendet och hur det löstes sparas i föreningens historik, så nästa gång samma problem uppstår kan styrelsen se vad som gjordes.
Förvaltaren är en leverantör. Relationen mellan föreningen och medlemmarna är långsiktig. Därför är det en fördel att föreningen själv äger sin kommunikationskanal.
I Boappa når styrelsen de boende via app, pushnotiser och e-post. När information publiceras skickas e-post även till dem som finns i föreningens boendelista men ännu inte har registrerat sig.
Byter föreningen förvaltare fortsätter de boende använda samma app och styrelsen samma kanal.
Varje år skapas nya dokument, ärenden, avtal, beslut och dokumentation om fastigheten. Är informationen utspridd mellan pärmar, privata mejlkorgar och olika leverantörers system blir den svår att använda. Delar av den försvinner när personer eller leverantörer byts ut.
I Boappa samlas kommunikation, ärenden, dokument, Bopärm och styrelsens arbete på ett ställe. Målet är att föreningens historik ska vara strukturerad och sökbar, så att styrelsen kan hitta bakgrunden till tidigare beslut och åtgärder. Strukturerad information gör det också möjligt för AI-baserade verktyg att hjälpa styrelsen att hitta och sammanställa historiken.
En styrelseportal ger nya ledamöter överblick över ärenden, avtal och beslut. Om den blir ytterligare ett system vid sidan av kommunikationen, ärendehanteringen och fastighetsinformationen blir den ännu en plats där information ligger isolerad.
Ett ärende som hanteras i dag kan vara viktig fastighetshistorik om fem år. Ett dokument behöver förstås i relation till ett projekt eller ett beslut. Information om en ombyggnad i en lägenhet kan behövas av en framtida styrelse.
Därför utvecklar Boappa styrelseportalen som en del av samma plattform. Portalen ger överblick över det som pågår nu och historiken visar vad som hänt tidigare.
Det beror på vad föreningen jämför med. Digitala funktioner hos en förvaltare ingår inte alltid i grundavtalet. Styrelseverktyg, föreningshemsida och andra tjänster kan kosta extra.
Jämför därför helheten. Vad ingår i förvaltningsavtalet? Vilka digitala tjänster köps till? Vilka av dem behöver vara knutna till förvaltaren?
I Boappa ingår flera funktioner som föreningen annars kan behöva köpa eller administrera separat. Föreningen bygger samtidigt upp sin egen digitala struktur, som finns kvar oavsett vilka förvaltare den väljer framöver.
Då kan styrelsen upphandla ekonomisk och teknisk förvaltning efter kvalitet, pris och behov utan att börja om digitalt varje gång en leverantör byts.