De flesta BRF-styrelser arbetar redan digitalt. Mejl, delade mappar, chattar och kanske en portal hos förvaltaren. Svårigheten är oftast att informationen ligger utspridd på för många ställen. Bra digitalisering samlar och effektiviserar arbetet, minskar personberoendet och gör det lättare för nästa styrelse att ta över.
Målet med att digitalisera styrelsearbetet bör vara att förenkla arbetet, samla informationen och skapa ett arbetssätt som fungerar även när nästa styrelse tar över.
Nedan går vi igenom 6 områden att börja med.
Börja med att kartlägga hur ni i styrelsen arbetar.
Var ligger protokollen och avtalen? Hur kommer felanmälningar in? Var finns uppgifter om tidigare renoveringar? Hur pratar styrelsen med varandra och med de boende?
I många föreningar är svaret en blandning av pärmar, privata mejlkonton, molnmappar, förvaltarens portal och enskilda ledamöters datorer. Det fungerar så länge samma personer sitter kvar i styrelsen. Men det skapar personberoende och gör det svårt att få en samlad bild.
Första steget är alltså att göra en kartläggning som visar vad som finns och var. När ni vet vad som finns och var, blir det tydligt vad som behöver göras.
Kommunikationen berör hela föreningen och är ofta en bra startpunkt. Styrelsen behöver snabbt kunna informera om vattenavstängningar, underhåll och stämmor. De boende behöver kunna ställa frågor och hitta informationen.
En app med pushnotiser är effektiv för snabb kommunikation. Styrelsen kan inte förutsätta att alla boende använder appen dagligen, så en digital lösning behöver nå de boende på flera sätt från samma system.
I Boappa kan styrelsen publicera information i appen och använda pushnotiser. Notiserna kan skickas som appnotiser och mejlnotiser eller båda, så att informationen når fram även till medlemmarna. Mejlnotisen går till alla i föreningens boendelista. Det innebär att även boende som ännu inte har skapat ett konto i Boappa får informationen. På så sätt kan styrelsen samla all digital kommunikation på ett ställe, utan att behöva hålla en separat e-postlista vid sidan av.
En stor del av styrelsens vardag består av frågor från de boende, felanmälningar och olika saker som behöver göras.
Om dessa kommer via privata mejl, telefonsamtal, sms och samtal i trapphuset blir det svårt att få överblick.
Med digital ärendehantering kan frågor istället samlas på ett ställe. Styrelsen kan se vad som är nytt, vad som pågår och vad som är avslutat.
Det blir enklare att prioritera, fördela och följa upp arbetet.
Med historiken samlad på ett ställe ser styrelsen hur tidigare ärenden och frågor har hanterats, vilket ger en trygg grund för nästa beslut.
Nästa steg är att minska beroendet av privata mejlkorgar och personliga mappar.
Dokument, kalender, avtal, medlemsinformation och andra delar av styrelsens arbete bör så långt som möjligt finnas i en miljö som tillhör föreningen. Men allt måste inte förändras samtidigt.
Många föreningar börjar med några få delar och flyttar successivt över mer av arbetet när styrelsen blivit bekväm med det nya arbetssättet.
I Boappa bestämmer administratören vilka funktioner föreningen vill använda. Föreningen kan exempelvis börja med kommunikation och dokument och senare aktivera ärendehantering, bokningar och andra styrelsefunktioner.
Det gör det möjligt att anpassa digitaliseringen efter föreningens behov och digitala mogna
När kommunikation, ärenden och dokument samlas växer föreningens historik fram. Dokumentation om fastigheten, avtal, beslut och genomförda åtgärder finns kvar när ledamöter byts ut.
Digital Bopärmen kan på samma sätt bidra till att strukturera information om fastigheten och lägenheterna.
Genom att lagra information digitalt skapas en historik som nästa styrelse både kan förstå och använda. Ju bättre informationen är ordnad, desto lättare blir det för nästa styrelse att förstå vad som har gjorts och varför. Det är en förutsättning för en framtida överblick och beslutsstöd.
Nej, och för många föreningar är det sannolikt bättre att inte göra det.
En styrelse består av personer med olika digital vana. För stora förändringar på en gång riskerar därför att göra digitaliseringen onödigt komplicerad.
Börja istället där nyttan är tydlig.
Ett vanligt upplägg är att först samla kommunikationen med de boende och sedan flytta gemensamma dokument från privata mappar och pärmar. Därefter kan föreningen börja med ärendehantering, samla mer av administrationen och bygga upp dokumentationen om fastigheten efter hand. När alla har vant sig kan fler funktioner läggas till.
Plattformen behöver vara enkel att använda, fungera för både styrelse och boende och gå att anpassa efter föreningens behov.
Tänk också långsiktigt. Tillhör informationen föreningen? Finns den kvar när styrelsen byts ut? Kan ni behålla plattformen om föreningen byter ekonomisk eller teknisk förvaltare?
Boappa är en förvaltaroberoende plattform för bostadsrättsföreningar och samfällighetsföreningar. Den används av mer än 2 300 föreningar och har över 200 000 registrerade användare. Plattformen hanterar både styrelsens och de boendes behov av information, kommunikation och struktur. Föreningen väljer själv vilka funktioner den använder och kan lägga till fler efter hand